Šablony pro hromadnou korespondenci STAGu

Toto je stručný návod jak na šablonu do hromadné korespondence ve STAGu

• Je doporučeno mít otevřenou jen jednu jedinou šablonu ve Wordu.

Založení šablony

šablona se zakládá standardním způsobem, je poteba, aby byla uložena jako dokument s povolenými makry (.docm). Štatické texty se standardně napíší, variabilní položky (jméno, adresa atp.) se vloží jako pole s odpovídajícími názvy dle struktury STAG Výstupu, pro který je šablona vytvářena (Seznam studentů obecný, Kontroly studia, Seznam uchazečů atp.)

Použití čárového kódu

Do šablony se vkládá slučovací pole CP_BARCODE39, kterému je nutné následně nastavit font čárového kódu (celému poli!). Font Archon Code 39 zatím funguje na všech stanicích, původní Free 3of9 někde nerozliší čísla končící trojkou. Doporučená velikost fontu minimálně 16pt.

Vložení maker pro automatizaci STAGu

Makra jsou obsaženy v knihovně Library.bas, tento soubor si stáhněte zde (pravé tlačítko, Uložit odkaz jako ...).

Stiskem levý ALT+F11 se otevře editor Visual Basic for Application.

V levé horní části je uzel ProjektLevým tlačítkem označit slovo Projekt (vlevo nahoře) a pak pravým tlačítkem rozkliknout – vybrat IMPORT FILE – vložit soubor Library.bas. V uzlu Projek se objeví poduzel Moduly a v něm bude vložená Library.

Okno Visual Basic for Application můžete zavřít.

Soubor šablony uložte. Použijte název BEZ MEZER (podtržítka lze použít) a bez diakritiky – ULOŽIT JAKO dokument Word s podporou maker (.docm). Pro jistotu ověřte, že je vše OK - Word zavřete, a znovu otevřete uložený soubor - zkontrolujte vzhled šablony a přes Alt+F11 prověřte, že je v Projektu v Modulech Library.

Šablonu nahrajte do STAGu - na formuláři Hromadné korespondence tlačítkem Přidat šablonu. Jako název šablony je automaticky použit název souboru. Následně Název můžete upravit na jakýkoliv popis vám bude vyhovovat (nezapomeňte změnu názvu uložit).

Při každé změněn v šabloně je třeba změněnou šablonu znovu nahrát do STAGu (a starou pokud možno ze STAGu smazat - to nepůjde, pokud ji někdo použije v uloženém výstupu, v takovém případě se obraťte na CIT na administrátory IS/STAG - stag@uhk.cz).

Použití šablony v hromadné korespondenci

Před vytvářením výstupu z hromadné korespondence IS/STAG je potřeba nejprve zavřít všechny otevřené Wordy a Excely, i jiné dokumenty než STAGové. Pokud by bylo otevřené nějaké okno Excelu či Wordu, makra nemusí aktivovat správné okno a pravděpodobně dojde k chybě, což bude problém zejména při vytváření výstupů s exportem do spisové služby - hned na začátku dojde k vytvoření písemností ve spisovce bez ohledu na to, zda následné volání Wordu bude v pořádku.

Dále je nutné mít v Excelu a Wordu povolené spouštění maker. V nastavení povolit spouštění všech maker.

Při generování a slučování se mohou objevit dialogy ohledně spouštění maker a dotazů - schválit.

Výsledkem by měl být dokument pro všechny studenty/uchazeče vybrané v hromadné korespondeci s vyplněnými údaji. Tento soubor zpracujte standardním způsobem. Doporučuji si soubor alespoň dočasně uložit přímo jako dokument Wordu - pro případné úpravy. Soubor následně buď vytiskněte, nebo pro automatizované vkládání do Skenovny spisové služby uložte ve formátu pdf.

Import souboru do spisové služby

Vytvořené pdf vložte do složky, která je nastavena jako sledovaná složka v aplikaci Skenovna (AAClient -Skenovna). Zpracovávání spustíte ve Skenovně aktivací tlačítka Importovat (změní se na Zastavit).

Soubor je následně zpracován Skenvnou - v levé části na panelu Struktura se začne plnit strom dokumentů. Při správné funkci šblony se pro každého studenta/uchazeče vytvočí uzel s ikonou složky a číslem ve formátu B123456789, v každém uzlu bude relevantní počet stránek dokumentu.

Po dokončení zpracování souboru pomocí tlačítka Uložit provede aplikace vložení stránek z jednotlivých uzlů k příslušným písemnostem ve spisové službě.

Odesílání emailem - uzavření dokumentů

V aplikaci spisové služby ATHENA je nutné (hromadně) uzavřít tyto dopisy (je to v nabídce u otevřených dokumentů). Spisová služba po uzavření dokumentů zařadí příslušné soubory do fronty k odeslání emailem - neodesílá se ihned. Stav odeslání lze sledovat v Atheně.

Tipy a triky pro obsah šablony

• Formátování data - přepnout kódy polí a přudat na konec formát, např. \@ “d. M. yyyy”
  

d = one or two-digit day, dd = two-digit day, ddd = abbreviated day name, dddd = full day name, M = one or two-digit month, MM = two-digit month, MMM = abbreviated month name, MMMM = full month name, yy = two-digit year, yyyy = four-digit year