Postupy pro změny personálního obsazení
Níže uvedené je primárně pro akademiky - zaměstnance, ať už klasické nebo "externisty". Víceméně to platí i pro doktrandy, s určitými změnami, viz Doktorandi.
Obsah
Příchod nového zaměstnance
Primárním zdrojem zaměstnanců pro systémy studijní evidence a návazné systémy je STAG s vazbou na Personalistiku - Magion.
Do IS/STAG se zaměstnanci nepřidávají automaticky. Typicky je přidává sekretářka katedry, v minimálním rozsahu Rodné číslo(nebo rodný kód), jméno, příjmení, pracoviště. Je nutné zadat rodné číslo shodně s údajem který bude uveden v personalistice. Pokud uvedete do STAGu jiné rodné číslo/rodný kód, než je/bude uveden v personalistice (Magionu), tak hodně věcí NEBUDE fungovat. Nezadávejte do STAGu lidi s chybným/vymyšleným RČ/RK. Další údaje si IS/STAG převezme z personalistiky.
Pokud má mít osoba jiné role než Vyučující (viz níže), napište nám po zadání do STAGu na stag@uhk.cz s informací, koho jste přidali a jaké role chcete přidělit (Katedra, Studijní referentka atp.).
Rozvrhy ("krmítko"): před rozvrhováním dalšího semestru se plní aplikace daty z IS/STAG včetně vyučujících. Je proto potřeba před plněním krmítka (datum je uvedeno v harmonogramu) ověřit, že v IS/STAG jsou uvedeni všichni vyučující a jsou v aktivním stavu. Pokud se přidává vyučující v okamžiku, kdy už je rozvrh na daný semestr nahrán do STAGu, není třeba aplikaci Rozvrhy řešit.
eCŽV: periodicky se synchronizují osoby s IS/STAG.
Role Vyučující v IS/STAG
Roli vyučujícího přidělí se automaticky, pokud:
- je daná osoba uvedená u předmětu jako vyučující (garant, přednášející atp.)
- má síťové konto UHK
Pokud má mít roli vyučující někdo, kdo není uveden u žádného předmětu jako vyučující, kontaktujte nás na stag@uhk.cz. Vždy je nutné, aby existovalo síťové konto.
Existence role lze ověřit zde - zaškrtněte "Včetně role vyučující".
Pokud se vám zdá, že jsou splněny všechny podmínky, ověřte, zda je ve STAGu u osoby zadáno správné rodné číslo/rodný kód jako je v personalistice (Magionu).
Postup pro neaktivní zaměstnance
Má mít aktivní smlouvu v Magionu?
- Pokud ano a nemá, reklamovat na Personálním (pokud má, reklamovat jako chybu u správců IS/STAG stag@uhk.cz). Druhý den po aktivaci smlouvy v Magionu by měl být automaticky aktivní i v IS/STAG
- Pokud ne, a jedná se tedy o "budoucího zaměstnance", je nutné poslat na stag@uhk.cz požadavek o přidání do výjimek. Žádost musí obsahovat rodné číslo, pracoviště, pro které se výjimka zřizuje, a akademický rok, na který se zřizuje.
Postup pro vyučujícího, chybějícího v aplikaci Rozvrhy
- Ověřte, zda je vyučující ve STAGu (Seznam osob - OS0010 nebo potrál - Prohlížení - Učitelé) a má ve STAGu nastaveno, že je aktivní (platný). (pokud není, postupujte dle informací výše)
- Pokud byla osoba přidána (či zaktivněna) do IS/STAG až po naplnění "krmítka", a ještě probíhá zadávání do krmítka (po ukončení období krmítka už to neřešte), pošlete na stag@uhk.cz požadavek o aktualizaci osob v aplikaci Rozvrhy. Uveďte, která osoba tam chybí, a že jste ověřili, že je v IS/STAG a je aktivní.
Postup pro zaměstnance, kterým nefunguje přístup do portálu
Prověřte (a případně napravte), zda:
- osoba je zadána do IS/STAG (Seznam osob - OS0010 nebo portál - Prohlížení - Učitelé) a je aktivní (platná)
- uživatel má konto sítě UHK a toto konto je funkční
- osoba má přidělenou roli vyučující - toto je vidět v nativním klientovi Seznam osob - OS0010. Pokud je v posledním poli uveden nějaký text (login+vy), pak je role přidělena. Role se přidělí automaticky, pokud je osoba uvedena jako vyučující u předmětu a zároveň má aktivní síťové konto UHK. Pokud není uvedena u žádného předmětu a je potřeba, aby měla přístup vyučujícího, je nutno požádat na stag@uhk.cz
Změna pracoviště zaměstnance (ve STAGu)
Pokud je osoba již ve STAGu evidovaná, ale je pod jiným pracovištěm, než by měla aktuálně být:
- napište email referentce příslušného pracoviště, že chcete převzít/jim převést tuto osobu na své pracoviště, ať změnu odsouhlasí za původní/nové pracoviště a přepošle to s přidaným souhlasem na stag@uhk.cz
Odchod zaměstnance
není nutné specificky řešit, pokud osoba nemá aktivní smlouvu (a není ve výjimkách), tak se automaticky zneplatní při periodické synchronizaci s Personalistikou.
Osoby u kvalifikačních prací
Osoby, které nejsou zaměstnanci UHK, se mohou vyskytovat např. jako oponenti či konzultanti u kvalifikačních prací. Pokud se daná osoba v pozici vyskytuje opakovaně, může dojít k situaci, kdy je již v systému zadaná, ale již je označena jako neaktivní. Pokud je zařazena stále pod stejným pracovištěm, může referentka osobu zaktivnit a následně ji přiřadit k práci. Pokud ovšem je vedena pod jiným pracovištěm, je potřeba osobu převést pod aktuální pracoviště, které s ní chce pracovat.
- napište na původní pracoviště, které je u osoby uvedeno, že byste ji chtěli převést pod své pracoviště (a požádejte ať pošlou mail viz další odrážka)
- původní pracoviště napíše na stag@uhk.cz, že chtějí, abychom převedli tuto osobu pod jiné pracoviště (a pod které), ideálně ať přiloží i mail dle předchozí odrážky, aby bylo jasné, že o tom vědí obě strany
- správci provedu změnu pracoviště a informují referentku nového pracoviště, že je to provedeno
Klíčová slova: nový zaměstnanec přístup vyučující role odchod vedoucí oponent diplomka diplomová práce bakalářka bakalářská
